Honorarrechnung: Wie schreibe ich Rechnungen als Freiberufler:in?
Alle Infos auf einen Blick + kostenlose Rechnungsvorlagen zum Herunterladen
- Julia Jank
Hast du es geschafft, abseits von Freelancer-Plattformen wie Fiverr, content.de & Textbroker deine erste echte Kundschaft zu gewinnen, steht der nächste Meilenstein als Texter:in für dich bevor: Rechnungen schreiben.
Aber wie sieht eine Rechnung von Texter:innen aus? Was muss rein, was nicht, und wie ist das mit der Kleinunternehmerregelung und ausländischen Auftraggebern?
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du eine Rechnung erstellst, wenn du mit dem Schreiben online Geld verdienst. Und weil Vorlagen hier besonders nützlich sind, stelle ich dir kostenlose Muster-Rechnungen zur Verfügung, die du einfach herunterladen und verwenden kannst.
Diese Angaben müssen in die Honorarrechnung rein: Rechnung schreiben als Texter:in
Je nachdem, ob du Kleinunternehmer:in bist, eine Rechnung für Auftraggeber in Deutschland oder im Ausland schreibst, sieht deine Rechnung ein klein wenig anders aus.
Der Einfachheit halber schauen wir uns jedoch erst einmal an, welche allgemeinen Angaben in deine Rechnung gehören. Danach werfen wir einen Blick auf die Details.
1. Adresse deines Auftraggebers
Auch wenn du die Rechnung wahrscheinlich per E-Mail und nicht per Post verschickst, muss die Adresse deiner Auftraggeber in der Rechnung stehen.
Am besten fragst du direkt nach der Rechnungsadresse, wenn ihr am Anfang eurer Zusammenarbeit über die Konditionen sprecht. Ansonsten findest du sie auch im Impressum der Unternehmenswebsite.
2. Deine Adresse
Auch deine Adresse darf nicht fehlen! 🙂
Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind rechtlich nicht vorgeschrieben. Persönlich schreibe ich dennoch immer meine E-Mail-Adresse auf die Rechnung, weil es sich für mich sonst unvollständig anfühlt. Aber das ist Geschmackssache.
3. Rechnungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst, muss auf der Rechnung stehen. Du darfst sie nicht vor- oder rückdatieren.
Ich schreibe meine Rechnungen zum Beispiel immer am letzten Tag des Monats. Im August 2024 würde ich als Rechnungsdatum dann also den 31.08.2024 hinschreiben.
4. Rechnungsnummer
Für jede einzelne Rechnung musst du innerhalb eines Geschäftsjahres eine fortlaufende Nummer vergeben. Jede Nummer muss innerhalb eines Geschäftsjahres einzigartig sein und darf nicht mehrmals vorkommen. Wie diese Nummer allerdings aufgebaut ist, ist egal. Dafür gibt es keine Regelungen.
Eine beliebte und einfache Rechnungsnummer sieht so aus: 0001, 0002, 0003 und so weiter.
Ein Nachteil an dieser Art der Rechnungsnummer ist, dass deine Auftraggeber natürlich sehen, wie viele Rechnungen du in diesem Geschäftsjahr schon ausgestellt hast. Sie sehen also ungefähr, wie viele Kunden du hast, was gerade am Anfang vielleicht nicht unbedingt vorteilhaft ist.
Doch keine Sorge, du bist völlig frei darin, wie du deine Rechnungsnummern gestaltest, sie müssen nur einer gewissen Logik folgen. Sogar Buchstaben kannst du verwenden. Deine Rechnungsnummer könnte also auch so aussehen: 8AUG24LK.
- „8” und „AUG” stehen für den Monat August
- „24” für das Jahr 2024
- „LK” für das Kürzel der Kundin
Hier könnten deine Kunden nicht mehr sehen, wie viele (oder wie wenige 😅) Rechnungen du in diesem Jahr schon ausgestellt hast.
Ich persönlich habe mich für eine Rechnungsnummer entschieden, die solch einem Schema folgt: INV-38-2024.
- „INV” steht für Invoice, also Rechnung (da ich regelmäßig Rechnungen nach Skandinavien schicke, nutze ich die englische Bezeichnung, willst du die deutsche verwenden, schreibst du einfach „RE”)
- „38” steht für die 38. Rechnung in diesem Jahr und
- die „2024” für das Jahr 2024.
5. Leistungsdatum
Das Leistungsdatum ist das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Als Texter:in erbringst du die Leistung jedoch meistens über einen längeren Zeitraum, und nicht nur an einem Tag. Hier kannst du deshalb einfach nur den Monat hinschreiben, das reicht rechtlich.
6. Zahlungsziel
Auch das Datum, an dem die Rechnung von deinen Auftraggebern spätestens gezahlt werden muss, darf auf deiner Rechnung nicht fehlen. Standardmäßig sind das 14 Tage. Hier bist du jedoch völlig frei. Du kannst auch ein Zahlungsziel von sieben Tagen oder dreißig Tagen setzen.
Beim Zahlungsziel kannst du auch von Kunde zu Kunde variieren. Ich setze standardmäßig zum Beispiel immer ein Zahlungsziel von 14 Tagen. Die meisten Auftraggeber zahlen jedoch deutlich früher. Es gibt aber welche, bei denen weiß ich, dass sie immer erst spät möglichst zahlen. Für diese setze ich dann ein kürzeres Zahlungsziel von nur sieben Tagen 😉
7. Dienstleistung, Stückpreis & Rechnungsbetrag
Kommen wir endlich zum Herzstück deiner Rechnung: deine Dienstleistung natürlich! Hier schreibst du entweder eine Pauschalleistung hin wie zum Beispiel „1 Blogartikel” oder eine Stunden- oder Wortanzahl. Die unterschiedlichen Abrechnungsarten sehen dann so aus:
Am Ende zählst du alle Preise zusammen und erhältst den Netto-Rechnungsbetrag, also den Rechnungsbetrag ohne Steuern:
8. Umsatzsteuer & Rechnungsbetrag in brutto (nicht für Kleinunternehmer:innen)
Bist du Kleinunternehmer:in, kannst du diesen Punkt überspringen.
Bist du umsatzsteuerpflichtig, musst du bei dem gerade errechneten Betrag kenntlich machen, dass es sich um den Nettobetrag handelt. Dazu schreibst du statt nur „Gesamtbetrag”, „Gesamtbetrag netto”.
Nach dem Nettobetrag in deiner Rechnung führst du dann nur noch die Umsatzsteuer in Prozent (%) und in Euro auf. In Deutschland beträgt der Steuersatz 19 Prozent, in Österreich 20 Prozent und in der Schweiz 8 Prozent.
Anschließend gibst du darunter den Rechnungsbetrag in brutto (mit Steuern) an. Den Bruttobetrag erhältst du, wenn du den Netto-Rechnungsbetrag und die Steuern zusammenrechnest. Am Ende sieht das dann so aus:
9. Umsatzsteuernummer oder Steuernummer
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, gibst du auf deiner Rechnung deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an.
Die Umsatzsteuernummer ist die mit den zwei Großbuchstaben am Anfang, die für das jeweilige Land stehen. Eine deutsche USt-IdNr. sieht zum Beispiel so aus: DE124356789.
Wenn du Kleinunternehmer:in bist, bist du nicht steuerpflichtig und gibst stattdessen deine Steuernummer auf der Rechnung an. Die Steuernummer kann vom Aufbau her von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein, sieht aber zum Beispiel so aus: 17/ 874/12343.
10. Kontoverbindung
Zuletzt fehlt nur noch deine Kontoverbindung – hier reicht die IBAN.
Das war’s auch schon. Fällst du nicht unter die Kleinunternehmerregelung und schreibst Rechnungen nur an Auftraggeber:innen im Inland, weißt du jetzt alles, was du wissen musst. Hier geht’s direkt zu unseren kostenlosen Rechnungsvorlagen.
Schauen wir uns jetzt an, was du noch beachten musst, wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
Kleinunternehmerregelung: Das gilt für deine Rechnung
Machst du im Jahr weniger als 25.000 Euro Umsatz, gilt für dich die Kleinunternehmerregelung. Das bedeutet, dass du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen darfst. Deine Rechnungsbeträge sind also immer netto.
Die Kleinunternehmerreglung musst du nicht extra beantragen. Wenn du dich als freiberuflich meldest, bekommst du vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugeschickt. Schätzt du hier deinen Umsatz auf weniger als 25.000 Euro und den im Folgejahr auf weniger als 100.000 Euro, gilt für dich automatisch die Kleinunternehmerreglung.
In dem Fragebogen kannst du auch angeben, freiwillig auf die Kleinunternehmerreglung zu verzichten. Machst du das, musst du die Umsatzsteuer ausweisen, egal, wie hoch bzw. niedrig dein Umsatz ist.
Neben der fehlenden Umsatzsteuer gibt es noch eine weitere Besonderheit auf der Rechnung: Du musst den Grund angeben, warum die Umsatzsteuer fehlt.
Hier reicht ein Satz, dass du dich auf die Kleinunternehmerregelung beziehst. Übliche Sätze sind zum Beispiel:
- „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung.”
- „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen”
- „Steuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung”
Hier kannst du dir unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen herunterladen. Dann musst du nur noch deine persönlichen Daten eingeben 🙂
Rechnungen ins EU-Ausland schicken: So geht’s
Wenn du in Deutschland Kleinunternehmer:in bist und mit Kundschaft im EU-Ausland zusammenarbeitest, springe zum nächsten Kapitel.
Wenn du eine Dienstleistung für jemanden im Ausland erbringst, kann das schnell sehr kompliziert werden, weil es keine einheitlichen Regelungen gibt.
Doch zum Glück gibt es die innerhalb der EU, bekannt unter dem Namen Reverse-Charge-Verfahren, oder auf Deutsch „Umkehr der Steuerschuldnerschaft”.
Diese Sonderregelung erleichtert die Sache enorm, denn du brauchst dich hier gar nicht um die Umsatzsteuer zu kümmern. Schreibst du zum Beispiel eine Rechnung für eine Kundin in Österreich, stellst du ihr den Betrag ohne Steuern in Rechnung. Sie überweist dir dann den Netto-Rechnungsbetrag und zahlt zusätzlich an das österreichische Finanzamt den in Österreich geltenden Steuersatz. Damit hast du aber nichts zu tun.
Die Rechnung sieht dann aus wie Rechnungen unter der Kleinunternehmerregelung, nur, dass du statt auf die Kleinunternehmerregelung auf das Reverse-Charge-Verfahren hinweist.
Außerdem musst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deiner Kundinnen und Kunden im EU-Ausland sowie deine eigene auf die Rechnung schreiben. Diese findest du im Impressum oder du fragst einfach nach.
Auch hier muss wieder ein Satz auf die Rechnung, der klarstellt, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Übliche Sätze sind:
- „Keine Ausweisung der Umsatzsteuer, da Wechsel der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren). Die Umsatzsteuer ist vom Leistungsempfänger anzumelden und abzuführen.”
- „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”
- „Umkehrung der Steuerschuld gemäß § 13b Abs. 2 UStG”
Wenn du Rechnungen ins EU-Ausland schickst, kann es natürlich auch sinnvoll sein, die Rechnung auf Englisch zu schreiben. Auf Englisch kannst du folgenden Satz auf die Rechnung schreiben: „According to the reverse charge system, tax liability transfers to the recipient of the services.”
Lade hier unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Reverse-Charge-Rechnungen auf Deutsch und auf Englisch herunter.
Neu: Kleinunternehmerregelung EU-weit nutzen
Seit 2025 gibt es auch eine EU-weite Kleinunternehmerreglung. Wenn du also in Deutschland als Kleinunternehmer:in auftrittst, kannst du das nun auch im EU-Ausland.
Dafür musst du folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Dein Jahresumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten
- Du musst die Umsatzgrenzen des jeweiligen EU-Landes einhalten
- Du musst beim Bundeszentralamt für Steuern einen Antrag auf die EU-weite Kleinunternehmerregelung stellen, um eine EU-weit gültige Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU–IdNr.) zu erhalten
- Du musst für jedes Quartal eine Umsatzmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern abgeben
Nimmst du die EU-weite Kleinunternehmerregelung in Anspruch, schreibst du die KU-IdNr. auf die Rechnung sowie einen Hinweis, dass du die Kleinunternehmerregelung beanspruchst.
Solch ein Hinweis kann zum Beispiel lauten: „No VAT application due to the scope of the small business rules.“
Mein Tipp: Hol’ dir ein Rechnungsprogramm
Ehrlich gesagt: Ich schreibe schon lange keine Rechnungen mehr händisch. Es ist einfach umständlich, ständig verschiebt sich hier und da was und ich habe immer Sorge, irgendetwas zu vergessen.
Mit einem Rechnungsprogramm passiert dir das sicher nicht, weil du die Rechnung gar nicht fertigstellen kannst, wenn du irgendwelche Angaben vergessen hast.
Außerdem kannst du mit einem Klick die Sprache ändern und sparst dir das Rechnen mit dem Taschenrechner. Du gibst einfach nur deinen Stundenpreis bzw. deinen Wortpreis und die Anzahl der Stunden bzw. der Wörter ein, und schon berechnet dir das Rechnungsprogramm automatisch, wie hoch der Gesamtbetrag und wie hoch die Steuern sind.
Und insgesamt sparst du dir vor allem viel Zeit! Und Zeit haben wir alle immer zu wenig…
Es gibt kostenlos nutzbare Rechnungsprogramme wie accountable*, Papierkram oder Zervant. Oder welche, die nur kostenpflichtig zu nutzen sind wie Lexware Office, sevDesk oder easybill.
Alternativ kannst du auch einfach dein Geschäftskonto bei einer Bank anlegen, die es anbietet, dass du direkt im Online-Banking Rechnungen erstellen und versenden kannst. Ich erstelle meine Rechnungen zum Beispiel mit Holvi und habe dort auch mein Konto.
Für ein Geschäftskonto musst du meistens sowieso zahlen und so sparst du dir zusätzliche Kosten für ein separates Rechnungsprogramm.
Wenn du doch erstmal lieber Muster nutzen willst, sind hier noch einmal die kostenlosen Rechnungsvorlagen zum Herunterladen:
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FAQ: Häufige Fragen & Antworten zum Thema Rechnungen schreiben
7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer auf Texte?
Wenn du freiberuflich für Auftraggeber:innen Texte schreibst, gilt dafür in Deutschland der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Das gilt für Blogartikel genauso wie für Website-Texte, Werbetexte oder eBooks. 19 Prozent hingegen gelten für Texte, die nicht für die Veröffentlichung bestimmt sind oder für Texte, die ohne kreative Eigenleistung nur ein bisschen von dir umgeschrieben wurden. Ebenfalls 19 Prozent gelten für lektorierte und übersetzte Texte, für die du kein Urheberrecht hast. Mehr Details findest du in § 12 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
Muss ich als freiberufliche:r Texter:in ab 2025 E-Rechnungen schreiben?
Ab 2025 musst du als Freiberufler:in nur dann E-Rechnungen verschicken, wenn dein:e Auftraggeber:in eine E-Rechnung verlangt. Ansonsten bist du erst ab 2028 dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken.
Es sei denn, du machst im Jahr 2026 einen Umsatz von 800.000 Euro, dann musst du bereits 2027 E-Rechnungen ausstellen. Aber solch einen Jahresumsatz erreicht ja kaum jemand als Texter:in 😉 Also, merk dir 2028!
Ist eine Unterschrift auf einer Rechnung Pflicht?
Rechnungen sind ohne Unterschrift gültig. Du kannst sie also einfach per E-Mail verschicken.
Wie schicke ich eine Rechnung?
Du kannst deine Rechnungen einfach per E-Mail an das jeweilige Unternehmen schicken.
Ist es erlaubt, Rechnungen in Word zu schreiben?
Ja, es ist erlaubt, Rechnungen in Word zu schreiben. Allerdings ist es nicht erlaubt, deine Rechnungen als Word-Datei zu verschicken. Nachdem du deine Rechnung also in Word geschrieben hast, musst du sie zuerst in eine PDF-Datei umwandeln, bevor du sie rausschickst.
Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?
Nein, ein Rechnungsprogramm ist keine Pflicht. Du kannst deine Rechnungen einfach in Word, Excel oder sogar handschriftlich schreiben. Ich würde dir dennoch ein Rechnungsprogramm empfehlen, weil es das Schreiben von Rechnungen deutlich vereinfacht.
Julia hat ein Problem: Sie kauft weit mehr Bücher, als sie jemals lesen kann – ihr Wissensdurst ist einfach unstillbar. Damit wieder Geld reinkommt, schreibt sie freiberuflich Blogartikel und beschäftigt sich mit Marketing. Auf scribona schreibt sie über ihre Erfahrungen und ihre Erkenntnisse als freiberufliche Texterin.